Greentool.com wil de komende jaren uitgroeien tot dé webshop voor tuingereedschap. Om dit te bereiken heeft de organisatie een flink aantal hordes te nemen. ‘Waar willen we eind 2017 staan’, is de logische vraag die daarbij wordt gesteld. Tot hier prima, want een ambitie en een idee over hoe die te verwezenlijken geeft richting. Maar vervolgens vliegt het uit de bocht. In plaatst van een eerste kleine stap te zetten, gaat Greentool.com aan de slag met het definiëren van een stappenplan voor héél 2017.
Brr, dat wordt een wankel bouwwerk.
Als dit, dan dat, dus zo
In een stappenplan borduur je met iedere stap voort op de vorige stap. Terwijl je de uitkomst van de vorige stap nog helemaal niet weet. Zo’n stappenplan is daarmee in zijn geheel gebaseerd op aannames. We veronderstellen een situatie, daar verbinden we consequenties aan en daarop baseren we onze keuzes. Als dit, dan dat, dus zo. En dat een aantal keer, afhankelijk van het aantal stappen. Zo kom je steeds verder van de realiteit af te staan. Want hoe weet je of de eerste stap die je hebt bedacht ook werkt?
Simpel: door die eerste stap te zetten.
Dus, in het geval van Greentool.com: begin volgende week met het online aanbieden van een heggenschaar en een schoffel. Kijk hoe mensen reageren op de lay-out en hoe ze het bestelproces ervaren. Haal feedback op en zet daarna pas een volgende stap. Die volgende stap staat zo veel dichterbij de wensen van de klant dan de tweede stap die je vooraf had uitgedacht. Het verschil: je baseert de volgende stap op ervaringen in plaats van vermoedens.
Weg met de megaprojecten
De als dit, dan dat, dus zo-methode is een bekende en gevaarlijke valstrik binnen veel organisaties. En niet alleen om de reden die ik hierboven beschrijf. De methode kan mensen er ook van weerhouden om überhaupt in actie te komen. Je herkent de situatie vast wel: een collega stelt iets moois voor, andere collega’s betrekken er zaken bij, waardoor het al snel een megaproject wordt en er in the end helemaal niets meer gebeurt.
Een voorbeeld uit mijn praktijk: team Y wil gebruik maken van een virtueel scrumbord, software waarmee het team alle stappen in het scrumproces kan doorlopen en de voortgang kan bijhouden. Het team stuit op de ideale tool. De organisatie waarin het team werkt wil dit wel faciliteren, maar schiet knalhard in de als dit, dan dat, dus zo-methode. Als we deze tool gebruiken, dan kunnen we de tools voor testregistratie uitfaseren. En als deze tool zo compleet is, kunnen we er vast nog veel meer mee. Dus moeten we goed in beeld brengen voor welke processtappen we deze tool allemaal gaan gebruiken. Enzovoorts, enzovoorts. Je leest het al, dit gaat nog wel even duren.
De oplossing, ook in dit geval, begin bij het begin en zet een eerste stap. Onderstaande vragen werken in alle gevallen verhelderend.
- Wat is het probleem?
- Hoe kunnen we dat probleem oplossen?
- Nee! Geen vervolgvragen. Nu is het tijd om in actie te komen.
Martin Luther King Jr.
In het geval van team Y betekent dat gewoon beginnen met de tool, zonder daar direct de hele organisatie bij te betrekken. Het team experimenteert, leert, stelt bij en is zo een bron van kennis voor de rest van de organisatie. De volgende stap, bij bewezen succes (!), is dan misschien om een andere tool uit te faseren, of om de tool ook op andere afdelingen te implementeren. Maar dat is allemaal van latere zorg.
Ik zou zeggen, probeer het maar eens in 2017. Dwing jezelf om niet te ver vooruit te plannen en begin gewoon met de eerste stap. Of zoals Martin Luther King Jr. ooit zei:
“Take the first step in faith.
You don’t have to see the whole staircase,
just take the first step.”
Op basis van je ervaring of feedback die je krijgt ga je vervolgens verder. Zo zorg je er (a) voor dat je dichtbij de vraag, het probleem of de behoefte blijft en (b) voorkom je stilstand.
Succes!
Jasper
